ASSISTANAT D’AGENCE H/F / LILLE

Référence

102023 - ASS AGENCE LILLE GC-1995

Description

Sous la responsabilité du Directeur d’agence, l’assistant(e) d’agence est chargé de l’accueil, de l’administratif, assure l’interface entre les membres de l’agence, ses relations avec l’extérieur (clients, sous-traitants, fournisseurs…) et le reste du groupe (comptabilité, RH…). L’assistant(e) d’agence intervient également dans le suivi des chantiers de l’agence.

A ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

Administratif

• Accueil physique et téléphonique de l’agence
• Traitement et diffusion du courrier
• Rédaction, mise en forme et diffusion de documents divers (courriers, devis, rapports, affectation de main d’œuvre sur chantier…)
• Assister le directeur d’agence dans l’organisation d’évènements
• Organiser les réunions de travail (préparation, centralisation des dossiers…) et leur logistique (réservations de salles, de repas …)
• Assurer la tenue des agendas électroniques
• Gestion des fournitures de bureaux (commande, validation de factures…)
• Suivi de l’intérim et des visites médicales
   

Commercial

• Constituer et suivre les dossiers de candidature suite à un appel d’offres
• Assister les équipes projets sur les missions de consultation
• Participation à la préparation des supports pour les oraux
• Participer à la mise en place de supports destinés aux communications internes
   

Facturation

• Enregistrement et diffusion des factures et bons de paiements (fournisseurs, clients, sous-traitants)
• Gestion des cautions bancaires sur les chantiers
• Préparation et suivi des situations clients (relances impayés, suivi des encaissements,)
• Préparation des bons de paiements sous-traitants pour validation par les conducteurs de travaux
   

Technique

• Réaliser les DICT
• Participer à l’élaboration des PPSPS
• Assurer le suivi mensuel des situations travaux (avancement, avenants, sous-traitance…)
• Préparation et suivi des agréments et des contrats de sous-traitance
• Etablissement et envoi des certificats de capacité
• Participer aux réunions techniques, prises de notes, rédaction de rapports et de compte-rendu
• Gestion de la sous-traitance et des pièces administratives des sous-traitants »

Profil et environnement de travail

Profil : De formation en assistanat, vous bénéficiez d’une expérience significative d’au moins 5 à 10 ans sur un poste similaire. Vos expériences précédentes ont prouvé votre implication, votre excellent relationnel et votre sens de l’organisation.

Environnement de travail : Vous rejoignez l’équipe de Travaux Legendre Génie civil. L’organisation décentralisée du Groupe Legendre prône un fonctionnement par agence facilitant autonomie et responsabilité des collaborateurs. A votre arrivée, vous suivrez un parcours d’intégration personnalisé vous permettant de trouver votre place dans le groupe le plus rapidement possible.

Contrat

CDI